Melhoria contínua: como implementar?

A busca constante pela excelência é uma característica importante para o sucesso de toda empresa e a melhoria contínua pode te ajudar nessa tarefa!

Através dessa metodologia, seu negócio será capaz de aprimorar os produtos, serviços ou processos realizados, otimizando toda a cadeia de produção e de resultados. 

Quer saber como implementar a melhoria contínua? Venha conosco nesse conteúdo até o final!

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O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua é uma estratégia voltada ao aprimoramento de processos, produtos, serviços ou demais aspectos de uma organização, visando o alcance de resultados cada vez melhores.

Além disso, essa abordagem também visa aumentar a eficiência e eficácia de uma empresa, reduzir desperdícios e atender melhor às necessidades dos clientes.

A melhoria contínua também pode ser classificada em:

• Melhoria contínua de produtos;

• Melhoria contínua de serviços;

• Melhoria contínua de processos.

Como implementar a melhoria contínua?

O processo de implementação de melhoria contínua envolve três passos, voltados a entender a origem do problema, planejar uma execução e padronizar o método encontrado.

Entenda melhor abaixo:

1. Estudar

O primeiro passo para implementar a melhoria contínua em sua empresa é entender quais são as atividades, processos, produtos ou serviços que precisam ser aprimorados.

Além disso, você deve investigar a causa dessas falhas ou baixa eficiência, assim, será possível eliminar a origem do problema, ao invés de realizar apenas ações superficiais e com resultados temporários.

2. Planejar

Após conhecer o objetivo central da sua estratégia, você deve determinar as ações necessárias para eliminar a fonte daquele problema. 

Nesse caso, utilize métodos de melhoria contínua que permitam a definição de um passo a passo, incluindo a análise dos resultados obtidos e a revisão das táticas aplicadas.

3. Padronizar

Encontrou o plano de ação ideal, que garante menos falhas e resultados melhores que o anterior? Então, documente todos os passos implementados e divulgue essa informação entre os colaboradores envolvidos.

Dessa forma, será possível padronizar o modo de execução, garantindo resultados mais sólidos e a redução de erros. Se for necessário, faça um treinamento da equipe para explicar o novo processo de execução.

Quais as vantagens de implementar a melhoria contínua?

A melhoria contínua em uma organização pode proporcionar excelentes benefícios, como:

1. Redução de custos: ao eliminar desperdícios e melhorar a eficiência é possível aumentar a lucratividade do negócio;

2. Aumento da produtividade: a redução de falhas nos processos e a padronização ajudam a reduzir o tempo de execução das tarefas e evitar retrabalhos;

3. Melhora da gestão de riscos: o processo de melhoria contínua proporciona à empresa uma forma de execução mais calculada, previsível e prudente;

4. Maior flexibilidade: a organização se torna mais ágil para se adaptar às mudanças nas condições de mercado ou necessidades dos clientes;

5. Vantagem competitiva: a melhoria contínua ajuda as empresas a estarem sempre se destacando no mercado.

Quais ferramentas usar nesse processo de implementação?

Para aplicar a melhoria contínua em sua companhia, você deve utilizar algumas ferramentas, sendo que as principais são:

1. Matriz BASICO 

A Matriz BASICO é voltada a análise de 6 critérios principais, que formam o nome dessa metodologia:

1. B de benefícios para a empresa;

2. A de abrangência;

3. S de satisfação dos funcionários;

4. I de investimentos necessários;

5. C de cliente externo;

6. O de operacionalização.

Para medir esses critérios, estabeleça para cada uma nota de 1 a 5 e defina as melhorias necessárias para que essa pontuação aumente.

2. Ciclo Kaizen

O Ciclo Kaizen é uma das principais ferramentas da melhoria contínua e, inclusive, algumas vezes os seus significados se confundem.

Desenvolvido no Japão, da década de 1950, esse método é dividido nessas etapas:

1. Focar em reduzir os desperdícios;

2. Encontrar os problemas;

3. Padronizar os processos;

4. Planejar os próximos passos;

5. Otimizar o uso dos equipamentos.

3. Diagrama de Ishikawa

Também chamado de Diagrama Espinha de Peixe, essa ferramenta é bastante utilizada durante o processo de investigação da origem dos problemas da sua empresa. Afinal, esse é seu principal objetivo!

Para isso, você deve analisar os 6 Ms de uma empresa:

• Método;

• Material;

• Mão-de-obra;

• Medida;

• Máquina;

• Meio ambiente.

Em seguida, entenda quais desses processos estão relacionados com o problema que afeta seu negócio e analise cada etapa envolvida, até chegar na origem.

Se não conseguir identificar a causa através desses fatores, faça as adaptações necessárias.

4. Ciclo PDCA

Por fim, temos o Ciclo PDCA, bastante usado na etapa de planejamento, pois seu principal objetivo é encontrar soluções e aprimorar processos. 

A sigla dessa metodologia significa:

• P de plan (planejar);

• D de do (fazer);

• C de check (verificar);

• A de act (agir).

Seguindo esses passos, é possível encontrar as melhores soluções para os problemas internos do seu negócio e garantir uma melhoria contínua dos processos!