O que é PMO? Tipos, benefícios e como implementar!

Afinal, o que é PMO?

O escritório de projetos pode ser o suporte que estava faltando para os processos da sua empresa deslanchar e você alcançar maior eficiência e resultados.

Por isso, nesse conteúdo trouxemos tudo sobre o que é PMO, a importância dessa estratégia, seus tipos e dicas de como fazer uma implementação adequada. Boa leitura!

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O que é PMO?

Antes de aprender como implementar esse departamento, você deve saber o que é PMO? Basicamente, o Project Management Office é uma estrutura organizacional que pode ser implementada pelas empresas para supervisionar e padronizar processos.

Além disso, essa equipe fica responsável por outras funções importantes para garantir o andamento eficiente dos projetos de uma determinada área, conforme os padrões, metodologias e recursos definidos.

Inclusive, ao saber o que é PMO você também descobre que uma empresa pode ter mais de um departamento exercendo essas atividades, sendo cada um direcionado a diferentes setores do seu negócio — funcionando com um suporte para o time.

Qual a importância de um PMO?

Agora que você já sabe o que é PMO, deve estar se perguntando: por que eu devo implementar esse departamento em meu negócio?

Acontece que essa estratégia pode fazer toda diferença na concretização dos seus projetos, especialmente se sua empresa estiver lidando com diferentes demandas em simultâneo.

Afinal, como o PMO, cada time terá um suporte específico, capaz de orientar os principais projetos, determinar as boas práticas na organização e garantir que as metodologias, modelos e ferramentas adequadas estão sendo seguidas.

Desse modo, haverá menos falhas e necessidade de retrabalho, assim como maiores chances de sucesso para os projetos desenvolvidos.

Sem falar que, ao descentralizar a gestão dessas atividades, o gestor principal poderá prosseguir com suas próprias funções com maior tranquilidade e eficiência, sem se preocupar com o desenvolvimento dos setores.

Ou seja, saber o que é PMO e implementar esse departamento pode ajudar sua empresa a desempenhar e continuar seguindo o fluxo necessário rumo a concretização dos seus objetivos.

Quais são os 3 tipos de PMO?

Para entender de uma vez o que é PMO, você deve conhecer os tipos desse escritório de projetos. Veja abaixo quais são:

1. PMO de suporte

O PMO de suporte possui um nível de controle menor do que os demais, mas também é importante para o desenvolvimento de um projeto, devendo ser implementado desde o início desse processo de criação.

Basicamente, as funções dessa equipe é de apoio, orientando os setores sobre os melhores modelos, metodologias, técnicas e ferramentas para cada atividade.

Além disso, o PMO de suporte pode ser acionado quando o time estiver enfrentando um problema (e precisa de uma solução), bem como para garantir que as políticas e padrões estão sendo seguidos.

2. PMO de controle

O PMO de controle assume um papel mais ativo, fiscalizando diretamente os projetos, por meio de auditorias. Com essas avaliações, o departamento consegue analisar se a equipe está seguindo os padrões pré-determinados ou se estão desviando desse caminho.

Outra função dessas auditorias é de realizar revisões no processo, sinalizando falhas existentes ou até mesmo reduzindo alguns controles, que naquele momento se mostraram desnecessários.

E claro: o PMO de controle também determina as medidas corretivas que o setor precisa aplicar para o projeto estar conforme o padrão e qualidade esperados.

3. PMO diretivo

Por fim, temos o PMO diretivo, responsável por realmente gerenciar os recursos da organização para cada projeto, incluindo não apenas os investimentos financeiros, como também os gerentes que irão comandar cada time.

Sua principal função é alinhar as atividades realizadas pela equipe com os objetivos estratégicos da empresa, bem como definir as prioridades durante esse processo.

Esse departamento também realiza seus controles por meio de auditorias, que, ao final, indicam geralmente as medidas corretivas que devem ser aplicadas. 

Ou seja, o PMO diretivo é como se fosse o líder de toda essa estrutura.

5 funções exercidas por esse departamento

Conhecendo os tipos de PMO fica um pouco mais fácil entender quais são as funções desse escritório de projetos. 

Mesmo assim, separamos abaixo as principais atividades e responsabilidades desse departamento:

1. Supervisionar projetos

O principal objetivo de implementar um PMO em sua empresa é justamente contar com um suporte especializado para supervisionar os projetos do seu negócio, garantindo que todos estão seguindo as metodologias e padrões pré-determinados.

2. Estabelecer metodologias para gestão de projetos

O escritório de projetos também fica responsável por determinar quais são as metodologias que a equipe deverá adotar durante a gestão do processo que está sendo executado.

3. Gestão de recursos

Essa é uma função principalmente realizada pelo PMO diretivo, que fica responsável por estabelecer os recursos que serão disponibilizados para cada projeto, incluindo valores que podem ser gastos e o gestor que ficará responsável pela equipe.

4. Padronização de processos

A padronização a ser seguida pelas equipes durante o desenvolvimento dos projetos também é determinada pelo PMO que, ao longo do processo, fiscaliza o cumprimento desses padrões, metodologias, ferramentas e entre outras determinações.

5. Relatórios e KPIs

Outra função importante do PMO é definir quais serão as KPIs usadas para avaliar o desempenho dos projetos, bem como de desenvolver relatórios periódicos, informando os dados coletados.

Desse modo, será possível usar essas informações durante reuniões, tornando as tomadas de decisões mais assertivas e baseadas em fatos concretos, ao invés de projeções.

Como implementar um departamento de PMO na empresa?

Aprender o que é PMO e percebeu que sua empresa precisa desse escritório de projetos? 

Contudo, para aproveitar os benefícios dessa estratégia, você deve implementá-la cuidadosamente. Inclusive, o primeiro passo é realmente entender se sua empresa precisa desse suporte e como será aproveitado.

Em seguida, siga estes passos:

1. Determine o propósito e objetivos da implementação;

2. Prepare a organização para a mudança;

3. Monte a estrutura do seu escritório de projetos;

4. Tenha um plano de comunicação para informar a implementação do PMO;

5. Faça o alinhamento estratégico das equipes envolvidas.

Atenção: contrate profissionais altamente qualificados nesse projeto e, se for necessário, terceirize essas funções. O importante é não abrir mão da qualidade, caso contrário, sua empresa não terá sucesso com essa estratégia!

E você? Já sabia o que é PMO e como esse escritório pode ajudar o seu negócio?