A Matriz CSD é um método utilizado para iniciar projetos, tendo como principal objetivo a reunião de todas as certezas, suposições e dúvidas entre os membros da equipe para que todos estejam cientes das informações disponíveis.
Afinal, no início de um projeto, é comum haver dúvidas e questionamentos sobre como realizá-lo, o que pode derivar de vários fatores, como briefings incompletos, equipe com percepções diferentes e entre outros.
Para que a pluralidade de visões não se perca em horas e mais horas de discussões pouco objetivas, o ideal é aplicar ferramentas como a Matriz CSD! Então, continue lendo para saber como usar essa técnica e conseguir focar no que realmente interessa.
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O que é Matriz CSD?
A Matriz CSD é uma ferramente que ajuda uma equipe a aumentar sua atenção durante a elaboração de um projeto, sanando as dúvidas e questionamentos desde o início.
Basicamente, sua sigla significa Certezas, Suposições e Dúvidas, as quais devem ser expressas em três colunas diferentes, preenchidas por todos os participantes.
Durante o processo de aplicação da Matriz CSD também é importante que essas perguntas sejam feitas:
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O que JÁ SE SABE sobre o projeto?
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O que SUPOMOS saber sobre ele?
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Quais nossas DÚVIDAS e quais PERGUNTAS devemos fazer?
Além disso, o espaço de comunicação deve ser aberto, permitindo que todos possam expressas seus questionamentos, sem que haja nenhum típico de censura ou critica — qualquer dúvida deve ser bem-vinda!
Vale pontuar que a Matriz CSD não é estática: ela pode e deve ser usada no decorrer de todo o projeto, mostrando mudanças e avanços, bem como algumas das dúvidas que já foram esclarecidas.
Como usar a matriz CSD na prática?
A Matriz CSD é super democrática, podendo ser usada tanto pelos que fazem trabalhos solo quanto por aqueles que executam projetos em equipe, independente das suas áreas.
Tecnicamente, essa ferramenta consiste em na criação de três colunas simples, as quais são divididas em Certezas, Suposições e Dúvidas. Isso pode ser feito em uma folha de papel, lousa, post its ou em plataformas digitais como Trello ou Miro.
A premissa básica é escrever tudo que venha à mente sobre o projeto, como se fosse um brainstorm sem filtro.
Veja o exemplo:
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Verdades absolutas devem ser colocadas na coluna de Certezas
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Se existirem opiniões diferentes sobre o mesmo assunto, a descrição vai para a área de Suposições
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A coluna de Suposições evita longa discussões demoradas, permitindo que a equipe se concentre diretamente nos focos
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A coluna das Dúvidas se refere a tudo que é, digamos, desconhecido no projeto
Todas essas colunas, sem exceção, são preenchidas com informações ou perguntas sobre o projeto, podendo ser, por exemplo, sobre o alvo, motivações, desejos, objetos, processos, aspectos comerciais e entre outros.
Além disso, tenha em mente que argumentação e consenso são menos importantes do que a diversidade. Portanto, se houver divergências em relação a um determinado ponto, deve-se optar por incluir todas as opiniões.
Afinal, o objetivo principal ao se usar a Matriz CSD, via de regra, é de somar o maior número possível de diferentes perspectivas, bem como de ajudar a promover a boa gestão da informação e o conhecimento de todos os membros.
Outra dica importante: retorne periodicamente a essa ferramenta, alimentando-a com os novos achados do grupo.
Promova, também, conversas com pessoas de fora da equipe, pois isso pode contribuir, e muito, com a ampliação das percepções ao longo do projeto.
Quais são os ganhos reais da matriz CSD?
Antes, as dúvidas e as suposições ficavam meio no ar, e não eram compartilhadas entre todos. Resultado? Erros e atrasos!
Pois bem, com a Matriz CSD, tudo pode ser compartilhado e solucionado em conjunto, inclusive, em tempo mais do que hábil!
Dessa forma, quanto mais multidisciplinar for a equipe, maior serão o leque de anotações e as possibilidades dos setores interagirem e cooperarem mutuamente.
Além disso, um dos maiores ganhos gerados pela Matriz CSD é o de sanar dúvidas com o cliente, sobre alguns pontos que continuam na condição de “suposições”.
Assim, alinhando as ideias, pode se evitar erros por divergência de pensamentos ou entendimentos entre o próprio cliente e a equipe.
A organização das certezas é mais um ganho, por fazer a sintonia fina do entendimento geral sobre o projeto, deixando todos bem mais seguros e bem mais distantes das famigeradas “certezas equivocadas”.
Quais são as vantagens da matriz CSD?
A síntese de uma Matriz CSD é bem clara: dar o pontapé inicial em projetos, agilizar os processos e fazer as coisas acontecerem!
Com ela, os horizontes sobre um determinado tema se abrem bastante.
Gerindo o conhecimento e centralizando as informações, tudo fica mais claro para todos! Qual a maior vantagem? A conciliação de visões distintas e a definição cirúrgica das prioridades.
A Matriz CSD também proporciona maior segurança à equipe, menos certezas equivocadas e a ratificação do que ela já sabia.
Nesse caso, a imersão é a chave de uma boa aplicação dessa ferramenta, pois quando se mergulha para valer em todos os aspectos de uma questão a ser resolvida, é possível compreender integralmente as dimensões e os impactos de tudo que a cerca.
No radar, e sempre, deve estar a resolução da problemática, tanto do ponto de vista da empresa quanto do ponto de vista do cliente.
Deve-se levar em conta também as experiências e as expectativas de todos.
E nunca é demais lembrar que existem diversas técnicas que podem ser aplicadas ao processo, tais como informações sobre os sentimentos e viés de pensamento dos seus clientes.
Concluindo e evoluindo com a matriz CSD!
Ferramentas como a Matriz CSD facilitam sobremaneira o processo, podendo ser aplicadas no fluxo de trabalho, agindo como verdadeiros recursos de respostas e desenvolvimento de projetos.
Versáteis, elas resolvem problemas, buscam soluções e permitem navegar por raciocínios divergentes, criando novas possibilidades, reduzindo riscos, administrando incertezas e, sobretudo, proporcionando campo fértil para a inovação!
Matriz CSD, três letras de câmbio para melhor.